Sådan får jeg en time mere ud af hvert døgn
Radio & podcast
menu-close

Topchef i BIG: Sådan får jeg en time mere ud af hvert døgn

18. maj 2018 |

Sheela Maini Søgaard er CEO i den verdensomspændende arkitektvirksomhed BIG. Hun har opdaget, at fokus på motion og kost er afgørende for, hvor mentalt skarp, hun føler sig.

Da Sheela Maini Søgaard (f. 1976) i 2008 blev ansat som CEO for arkitektfirmaet BIG (Bjarke Ingels Group), var selskabet udelukkende en dansk lokaliseret tegnestue med 45 ansatte på et kontor på indre Nørrebro i København.

Siden har BIG – med stjernearkitekten Bjarke Ingels og 11 partnere i spidsen – oplevet en voldsom vækst i både projekter og succeser over hele verden. I dag er BIG en virksomhed med 470 ansatte fordelt på kontorer i London, New York og Danmark, og med milliondyre projekter spredt over hele verden. Sheela Maini Søgaard er chef for det hele.

“Mit største aktiv er, at jeg er god til at tage beslutninger. Jeg er god til at lokalisere og bore mig ned lige der, hvor udfordringerne ligger.”

Vendte hver en krone

Sheela Maini Søgaard er som administrerende direktør ansvarlig for selve driften i virksomheden og har sine øjne rettet mod forhandlinger, budgetter og kontrakter. Hun har været med på BIG’s rejse fra dansk tegnestue til eftertragtet global samarbejdspartner på store projekter, der alle sætter deres aftryk på verden. Fra museer, stadioner og metrostationer til multinationale selskabers hovedkontorer i både USA, Europa og Asien.

Fokus giver frihed - gode råd om arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser

I en ny bog skrevet af selvstændig kommunikationsrådgiver Pernille Garde Abildgaard har hun samlet en lang række gode råd til at få så meget som muligt ud af din arbejdsdag. Bogen indeholder desuden interviews med topchefer, iværksættere mm samt i øvrigt en hjerneforsker. Hvert afsnit slutter med gode råd fra interviewpersonen. Heartbeats har fået lov til at bringe dette interview med Sheela Maini Søgaard. Læs mere om bogen på saxo.com.

Sheela Maini Søgaard har med sin baggrund som cand.merc. og sine tidligere ansættelser i McKinsey, GN Resound og som forretningsudvikler hos Claus Meyer været med til at sikre, at BIG også har kunnet tjene penge – og ikke kun prestige – mens virksomheden er vokset.

“Da vi kun var 45 mand i København, vendte vi hver en krone for at få det til at slå til. På de enkelte projekter, men også på forretningen som helhed. Mit hovedfokus i virksomheden er selve driften af de mange projekter. Det er jo i det enkelte projekt, at vi vinder eller taber. Jeg har fokus på kontrakter, budgetter, rapportering og forretningsudvikling. Der er her, jeg gør en afgørende forskel,” siger Sheela Maini Søgaard.

Nul alkohol og sukker på tværs af tidszoner

Sheela Maini Søgaards arbejdsliv har ændret sig i samme takt som BIG’s succes er eksploderet. Hun og familien, der nu består af tre børn under ti år og hendes mand, Martin Maini Søgaard, der er fuldtidsfar, er flyttet fra Danmark til New York. Hun prioriterer sin arbejdstid efter, om det kun er hende, der kan løse opgaven. Når Sheela Maini Søgaard er på rejse, er hendes dage ofte intense og lange. Hun er blevet meget nærig med sin rejsetid, så al tid ude skal udnyttes godt. Men selvom Sheela prøver at begrænse det, har hun minimum to rejser om måneden, hvor hun oftest rejser ud, hvis et projekt går i hårdknude.

“Min titel alene skaber tyngde og trækker beslutningstagere til bordet, så vi kan komme hurtigere til en løsning. Det kan være i Tel Aviv, London, Barcelona, Californien – ja, over hele verden. Jeg møder op og bidrager til, at projektet kan fortsætte. Jeg sørger altid for at tage natflyveren til og fra destinationen, så jeg ikke spilder »sovetid« på at være væk fra mine børn. Og jeg er aldrig ude mere end fire nætter. Jeg får det fysisk dårligt, hvis jeg er for længe væk fra familien”, siger Sheela Maini Søgaard og fremhæver endnu en vigtig regel:

“Når jeg rejser på tværs af tidszoner, så drikker jeg aldrig alkohol eller spiser sukker. Jeg dyrker som minimum lidt motion hver dag og sikrer mig selv små pauser hist og her, selvom kalenderen er tætpakket.

 Sheela Maini Søgaard har fundet ud af, at de få regler gør, at hun kan spare en times søvn i døgnet. Hun er hele tiden bevidst om arbejdspresset og optimerer sin tid og tilstedeværelse så meget som muligt.

“Jeg er ude i marginalerne. Jeg har tre små børn, er over 40 år, arbejder meget og arbejder hårdt. Jeg sidder aldrig i et møde, hvor jeg kan slappe af og lade det hele suse lidt forbi. Og hvis min familie og mine børn ikke bare skal have »resterne af mig«, så skal jeg passe på mig selv – og det gør jeg ved at være meget bevidst om at leve sundt.”

Sheela Maini Søgaard har gennem årene opdaget, at fokus på motion og kost er afgørende for, hvor mentalt skarp hun føler sig. Og selvom hun i virkeligheden slet ikke bryder sig om regler, viser det sig, at hun alligevel har faste rutiner, der hjælper hende.

“Hvis jeg f.eks. ikke overholder reglerne om at holde mig fra sukker og alkohol på tværs af tidszoner, så føler jeg, at mit hoved er fuld af candyfloss, og det smitter af på mine beslutninger,” siger hun.

Kogende vand med citron hver morgen kl 7

Når Sheela Maini Søgaard er »hjemme« på kontoret, har hun også vaner, der sikrer, at hun føler sig godt tilpas: Hver morgen kl. 7 vågner hun op til en kop kogende vand med citron – det renser leveren – og dernæst en kop Earl Grey-te. Inden arbejdet snupper hun en smoothie, og når hun lander på kontoret, drikker hun endnu en kop Earl Grey. Hun medbringer sin egen salat til frokost, og efter kl. 15.00 drikker hun pebermynte-te. Hun kan godt lide rødvin, men kun i weekenden.

– Det er jo en gave til mig selv at nå mine mål. Derfor lader jeg mig ikke friste. Jeg har f.eks. siddet i rigtig mange møder og ammet, og når din opmærksomhed er delt mellem dig selv og et spædbarn og dit arbejde, så er du nødt til at være meget »vokal« omkring dine egne behov også. Og jeg har fundet ud af, at det virker for mig, når jeg spiser sundt, dyrker motion, passer mine spisetider og drikker min te.

Vanerne får hende til at føle sig som den bedst mulige udgave af sig selv.

“Hvis ikke jeg drikker min te, så bliver jeg sådan lidt rastløs. Som om jeg ikke rigtig er landet i mig selv. Ja, det lyder tosset, men sådan er det. Det sunde liv – i en balanceret form – er vigtigt for mig. Det er en af de opskrifter, som jeg gerne ville have givet mig selv endnu tidligere i min karriere,” siger Sheela Maini Søgaard.

Der er ingen tvivl om, at hendes arbejdsopgaver har forandret sig markant siden 2008. Med det voldsomme vokseværk er virksomheden nu blevet så stor, at hendes største udfordring p.t. er at sikre, at organisationen kan følge med.

“Vi har skaleret forretningen, men organisationen er stadig i en modningsproces. Og derfor er min primære opgave nu og de kommende år at få konsolideret ledelseslaget lige under mig. Vi er kommet til et punkt, hvor jeg ikke længere kan være udførende i samme grad som tidligere. Jeg deltager stadig i produktionen, men uden at jeg selv sidder ved tasterne. Jeg er nu ved at blive en voksen direktør, hvor jeg tidligere mest var direktør af titel,” griner Maini Søgaard og fortsætter:

“Det lyder måske skørt, men tidligere var det jo kun mig, der skrev alle kontrakterne, lavede regnskaber, alle budgetter, månedsrapporter og fee-proposals (honorartilbud, red.). Det kan jeg altså ikke nå længere,” siger hun.

Citater fra bogen Fokus giver frihed

  • “Vi skal væk fra den lineære tankegang, hvor alle arbejdstimer er lige effektiver”. – Henrik Stenmann, CEO IIH Nordic
  • “Du kan ikke holde fokus samtidig med at du skal holde øje med alt muligt skrammel på Facebook eller andre hjemmesider”. – Merete Eldrup, CEO TV2
  • “Vi er jo ofte ude i et blandingsmisbrug, når vi arbejder. Det har karakter af at være stimulibaseret. Jeg tror ikke, at man er god til at træffe beslutninger, når man lader sig drive af den næste sms-besked, mail eller næste blink på computeren”. – Christian Jensen, Chefredaktør Politiken

 Selvom virksomheden er vokset meget, bryder Sheela Maini Søgaard sig stadig ikke om at være »chef-agtig«. Hun kalder konsekvent sine medarbejdere for »sit team« og gør meget ud af at være et ordentligt menneske. At være over for andre, som hun også gerne selv vil behandles. Hun har ikke noget system for, hvornår hun er tilgængelig, men sidder i åbent kontormiljø som alle andre.

“Jeg gør, hvad jeg kan, for at være tilgængelig og taler meget med mine nøglemedarbejdere. Jeg synes ikke, det er svært at bevare overblikket, men det kan være svært at bevare indblikket. Indblikket er væsentligt for at sikre sig, at man bruger tiden rigtigt. Jeg tror på, at jeg bliver mere effektiv af at vide, hvad der sker i organisationen, og derfor prioriterer jeg tid på at være tilgængelig på vores tre kontorer.”

Der er rift om Maini Søgaard, og hun har to assistenter – henholdsvis i New York og København – som kan være »uhøflige på hendes vegne«. Men det er en balance, som hun stadig bokser med.

“Jeg vil ikke give indtryk af, at jeg ikke er tilgængelig. Så den balance arbejder jeg stadig lidt med.”

Vigtigt og haster er ikke altid det samme

Et af Sheela Maini Søgaards vigtigste dag til dag-værktøjer er den lille notesbog, hvor alle opgaver er listet op. Især de opgaver, som hun lige skal gå og summe lidt over. Opgaverne bliver streget over, efterhånden som de løses.

“Jeg har altid en notesbog med mig. Notesbogen rummer alle mine vigtigste opgaver. Og nogle gange også ting, der haster. Vigtigt og haster er jo ikke altid det samme.”

I notesbogen står der ikke »læs dine 200 ubesvarede mails«, men mere opgaver, som kræver eftertanke. I det hele taget forsøger hun at give sig den fornødne tid til at løse svære opgaver.

– Det er vigtigere, at jeg holder længe, end at jeg får løst noget meget hurtigt. Jeg er meget emotionel, og virksomheden er også i høj grad emotionelt drevet. Og derfor kan det godt være vanskeligt at tegne en lige linje fra en begivenhed til en beslutning. Jeg siger tit: Det vil jeg godt lige sove på, siger Maini Søgaard, der i processen konkret forestiller sig samtaler med mennesker eller skriver spørgsmål og svar ned til sig selv undervejs. På den måde kan hun godt gå og »funugle« (sammentrækning af »fundere« og »gruble«) over en problematik i et par dage, og der kommer altid en løsning. Ellers allokerer hun intervaller – ofte à to-tre timer uden afbrydelser – hvis der er svære ting, der skal løses.

“En god løsning er ikke altid en hurtig løsning. Man skal i det hele taget være opmærksom på symptomer på stress eller udmattelse. Der er intet, der er vigtigere end dit helbred. Heller ikke for virksomheden. Effektivitet er også at være effektiv i det lange løb. Effektivitet er også at levere kontinuitet, så virksomheden har en interesse i at beholde dig i længere tid. Derfor skal man også passe på sig selv.

Få nu bare de børn

Sheela Maini Søgaard motiveres af at have en fast og konkret dagsorden og mål knyttet til sit arbejde, og hendes personlige karrieremål er med tiden også begyndt at fylde. Hun er medlem af en netværksgruppe under YPO (Young President Organization) i det danske kapitel, hvor hun sammen med otte andre topledere fra blandt andet Carlsberg, Mærsk og Rockwool mødes hver sjette uge og erfaringsudveksler og videndeler.

“Der er et fast format på, hvordan man opdaterer hinanden, og alt er fortroligt, men det har givet mig anledning til at tænke over, hvilke ting i mit liv jeg gerne vil ændre – og ikke mindst hvordan jeg vil ændre dem. Jeg er blevet meget målrettet med tiden.”

Der er faktisk kun én ting, som Sheela Maini Søgaard fortryder:

“Jeg ville ønske, at jeg havde fået børn noget tidligere, for så havde jeg fået et mere. Få nu bare de børn! Der er aldrig et rigtigt tidspunkt.”

SHEELA MAINI SØGAARDS 9 GODE RÅD

  1. Drik ikke alkohol, og spis ikke sukker, når du rejser på tværs af tidszoner.
  2. Fysisk sundhed og mental skarphed hænger sammen.
  3. Lav to do-lister. Skriv de vigtigste opgaver ned i en notesbog. Streg dem ud, efterhånden som du løser dem.
  4. Tag den fornødne tid til løsning af svære opgaver.
    Sov på det.
  5. Få din søvn.
  6. Vær sikker på, at du også er en god chef over for dig selv.
  7. De fleste møder kan klares på 45 minutter.
  8. Brug netværk til videndeling og erfaring.
  9. Få nu bare de børn!

Fokus giver frihed – gode råd om arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser er udgivet på forlaget Frydenlund og koster 269 kroner (vejledende pris). Læs mere om den her.

Redaktionen